Zásady zpracování osobních údajů Fantastické vědy

Tyto zásady vysvětlují, jak nakládám s údaji rodičů a dětí při komunikaci, rezervaci ukázkové lekce a účasti v Badatelském klubu Fantastická věda. Zpracování se řídí zejména nařízením EU 2016/679, GDPR, a zákonem č. 110/2019 Sb. Informace o nových službách nebo způsobech zpracování doplním před jejich zahájením.

1 Kdo je správcem a jak mě kontaktovat

Správcem je Alena Trnčáková, IČO 08990204, se sídlem Pod Morávií 1316/16, 742 21 Kopřivnice. Ve věcech osobních údajů mi napište na info@fantastickaveda.cz nebo na adresu sídla. Stejný kontakt slouží pro odvolání souhlasu a uplatnění vašich práv.

2 Dotazy a žádost o rezervaci

Při první rezervaci zpracovávám jméno rodiče, e-mail, počet dětí, jméno a třídu každého dítěte. Telefon, datum narození a zdravotní poznámky nejsou součástí tohoto formuláře. Při samostatné komunikaci zpracovávám také její obsah. Slouží k vyřízení žádosti, ověření vhodné věkové skupiny, komunikaci a organizačnímu zajištění. Nevyžaduji rodné číslo, kopii průkazu ani celou zdravotní dokumentaci.

U údajů rodiče potřebných pro jednání o smlouvě je právním základem čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. U nezbytných běžných údajů dítěte, které samo není smluvní stranou, je základem čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR: oprávněný zájem na organizaci věkově vhodného a bezpečného programu pro přihlášené dítě. Při tomto zpracování zvlášť zohledňuji zájmy a ochranu dětí.

Pokud smlouvu neuzavřeme, údaje vymažu nejpozději do šesti měsíců od uzavření komunikace, není-li konkrétní důvod pro další uchování, například probíhající řešení nároku. Povinné položky jsou označeny ve formuláři. Bez nezbytného kontaktu a údajů pro zařazení dítěte nemohu rezervaci řádně vyřídit; nepovinné údaje můžete vynechat.

3 Smlouva a účast v programu

Zpracovávám nezbytné kontaktní a identifikační údaje, údaje o objednaném programu, termínech, platbě, docházce a domluveném předávání dítěte. U rodiče jde o plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Běžné provozní údaje dítěte zpracovávám na základě oprávněného zájmu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, jak je popsán výše.

Běžné údaje pro docházku a předávání uchovávám po dobu programu a nejvýše 30 dnů po jeho skončení. Minimální smluvní dokumentaci, platební evidenci a podklady pro řešení reklamací uchovávám dále zpravidla tři roky od skončení závazku, na základě oprávněného zájmu na ochraně a uplatnění právních nároků. U konkrétního sporu nebo jiné zákonné lhůty se doba může prodloužit po dobu nezbytnou pro jeho řešení. Celý formulář včetně zdravotních poznámek proto automaticky nearchivuji se smlouvou.

Účetní a daňové doklady uchovávám v zákonných lhůtách podle druhu dokladu a použitelného režimu. Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR. U daňových dokladů podle zákona o DPH činí lhůta deset let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo; ostatní doklady mohou mít jinou lhůtu. Zákonná archivace účetních dokladů neznamená desetileté uchování všech údajů o dítěti.

4 Podpora dítěte a údaje o zdraví

Potřebnou podporu dítěte domlouváme osobně nebo v samostatné komunikaci. Online rezervace otevřenou poznámku neobsahuje. U běžných organizačních informací se uplatní oprávněný zájem na přiměřené podpoře dítěte. Zdravotní údaje, například relevantní alergie nebo zdravotní omezení, mají zvláštní ochranu. Sdělte pouze to, co potřebujeme pro konkrétní aktivitu; neposílejte lékařské zprávy ani jiné nadbytečné podklady.

U dobrovolně poskytovaných zdravotních údajů dítěte žádám samostatný výslovný souhlas zákonného zástupce podle čl. 6 odst. 1 písm. a) a čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR. Účelem je domluva potřebné podpory a bezpečného průběhu konkrétního programu. Informace zpřístupním jen osobám, které je skutečně potřebují pro zajištění dítěte, nikoli pro marketing.

Souhlas lze kdykoli odvolat na info@fantastickaveda.cz. Odvolání nemá vliv na zákonnost předchozího zpracování. Bez souhlasu zdravotní údaje pro tento účel neeviduji a nejprve s vámi domluvím, zda lze potřebnou podporu zajistit jiným přiměřeným postupem. Samotné neudělení souhlasu není automatickým důvodem odmítnutí dítěte. Pokud konkrétní aktivitu nelze za daných okolností bezpečně zajistit, hledáme vhodnou úpravu nebo jiné řešení.

Tyto údaje vymažu nejpozději do 30 dnů po skončení sjednaného programu, případně dříve po odvolání souhlasu, pokud není jiný konkrétní právní důvod. Při úrazu nebo sporu může být nezbytná oddělená evidence pro právní nároky podle čl. 9 odst. 2 písm. f) GDPR. Naléhavá ochrana životně důležitých zájmů může být důvodem zpracování pouze za skutečného splnění příslušných zákonných podmínek; neslouží jako obecný důvod pro rutinní sběr údajů.

5 Fotografie pro propagaci

Z ukázkové lekce 13. října 2026 mohu vybrat pár fotografií, které dalším rodičům představí Badatelský klub. Pro tento jediný účel nabídnu na místě samostatný dobrovolný souhlas s volbou ano/ne. Není součástí online rezervace. Rozsah zahrnuje pořízení a použití rozpoznatelné podoby dítěte na webu fantastickaveda.cz, na profilech Fantastické vědy na Facebooku a Instagramu a v tištěných propagačních materiálech. Nevztahuje se na videa, jiné účely ani budoucí lekce. Souhlas zároveň zahrnuje svolení k pořízení a šíření podoby podle občanského zákoníku; při zpracování podle GDPR je právním základem čl. 6 odst. 1 písm. a).

Volba není předvyplněná. Nevyplněná volba znamená nesouhlas. Nesouhlas nemá vliv na účast ani cenu a respektuji také přání dítěte. Bez souhlasu dítě cíleně nefotografuji v rozpoznatelné podobě; zvolím anonymní záběry například rukou při pokusu nebo zezadu, pokud dítě není rozpoznatelné ani jinými znaky. U společných záběrů mohu zvolit jiný záběr, ořez či zakrytí tak, aby dítě nebylo poznatelné.

Fotografie použiji nejdéle tři roky od lekce, bez celého jména, zdravotních údajů či dalších identifikačních podrobností dítěte. Souhlas i svolení můžete kdykoli odvolat na info@fantastickaveda.cz. Odvolání nemá vliv na zákonnost předchozího použití. Po odvolání přestanu fotografie používat a z míst, která spravuji, je odstraním bez zbytečného odkladu; zastavím další tisk a distribuci. Již rozdané tiskoviny a kopie sdílené jinými lidmi nemohu zpětně stáhnout.

Zveřejněním na sociálních sítích se fotografie zpřístupní veřejnosti a poskytovateli těchto služeb, společnosti Meta Platforms Ireland Limited. Jiní uživatelé je mohou kopírovat nebo sdílet. Poskytovatel je může dále zpracovávat podle vlastních zásad ochrany soukromí, včetně analýzy obsahu a profilování; informace najdete na https://www.facebook.com/privacy/policy/ a https://privacycenter.instagram.com/policy/. Případné přenosy mimo EHP a vaše práva jsou uvedeny také v oddílech 8 a 10. Evidence tohoto konkrétního souhlasu je uchována odděleně od historických souhlasů; předchozí svolení pro web či tisk se nepovažuje za svolení pro sociální sítě.

6 Recenze a obchodní sdělení

Zveřejnění recenze s uvedením jména řeším samostatným svolením a souhlasem. Před zveřejněním domluvím přesné znění, označení autora, místo zveřejnění a dobu, nejvýše tři roky, nebude-li výslovně sjednána jiná přiměřená doba. Souhlas můžete odvolat. Způsob ověření zveřejněných recenzí popíšu u referencí podle skutečného postupu.

Rezervace sama o sobě neznamená souhlas s newsletterem. Organizační zprávy k rezervaci nebo zakoupenému programu slouží plnění smlouvy. Pokud nabídnu odběr novinek, bude mít samostatnou nepředvolenou volbu s uvedeným účelem a možností snadného odhlášení. Před jeho spuštěním doplním poskytovatele rozesílky a konkrétní dobu uchování. Údaje dítěte ani zdravotní poznámky do rozesílací databáze nepředávám.

7 Kdo může údaje obdržet

Údaje mohou v nezbytném rozsahu zpracovávat poskytovatel hostingu a e-mailových služeb VEDOS, poskytovatel e-mailu Gmail společnosti Google, případně smluvní účetní, technická správa webu a osoby zajišťující program. Zprávy na info@fantastickaveda.cz se přeposílají do mé schránky alena.jev@gmail.com. Banka zpracovává údaje o platbách ve vlastním zákonném režimu. Oprávněným orgánům údaje předám, stanoví-li to zákon.

S dodavateli, kteří vystupují jako zpracovatelé, musí být odpovídajícím způsobem upraveno zpracování podle čl. 28 GDPR. Rozsah přístupů odpovídá práci jednotlivých osob. Nepředávám jim automaticky celou databázi ani podrobnosti o dítěti, které nepotřebují. Pro rezervaci nejsou používány údaje k automatizovanému rozhodování s právními nebo obdobně závažnými účinky.

8 Přenosy mimo Evropský hospodářský prostor

Při použití mezinárodních e-mailových nebo jiných online služeb mohou být údaje dostupné i mimo Evropský hospodářský prostor. Takové předávání může probíhat jen při splnění kapitoly V GDPR, například na základě platného rozhodnutí o odpovídající ochraně pro konkrétního příjemce nebo standardních smluvních doložek a potřebných doplňujících opatření. Informaci o konkrétním příjemci a použitých zárukách, včetně možnosti získat jejich kopii, poskytnu na info@fantastickaveda.cz. Údaje o zdravotních omezeních nepatří do běžných automatických e-mailových notifikací z formuláře.

9 Web a cookies

Technické provozní a bezpečnostní záznamy mohou obsahovat IP adresu, čas požadavku a technické údaje prohlížeče. Jejich účelem je provoz a ochrana webu; právním základem je oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Dobu určuje nezbytnost pro provoz a prověření incidentů, nikoli neomezené sledování návštěvníků.

Nezbytné cookies nebo obdobné ukládání sloužící pouze přenosu komunikace nebo službě, kterou výslovně požadujete, nevyžadují souhlas. Analytické a marketingové nástroje, pokud budou nasazeny, se aktivují až po vašem souhlasu. Odmítnutí musí být stejně snadné jako přijetí a souhlas lze později změnit. Konkrétní názvy, poskytovatelé, účely a doby ukládání musí být popsány podle skutečně nasazených nástrojů v nastavení cookies před jejich aktivací.

10 Jaká máte práva

Můžete požádat o přístup k údajům a jejich kopii, opravu nepřesných údajů, výmaz nebo omezení zpracování za podmínek GDPR. U údajů zpracovávaných automatizovaně na základě souhlasu nebo smlouvy můžete za zákonných podmínek požadovat přenositelnost. Souhlas můžete kdykoli odvolat.

Proti zpracování na základě oprávněného zájmu můžete vznést námitku z důvodů své konkrétní situace. Proti přímému marketingu lze vznést námitku kdykoli a zpracování pro tento účel zastavím. Práva dítěte uplatňuje jeho zákonný zástupce s ohledem na věk a vyspělost dítěte; respektuji také vlastní práva dítěte.

Žádosti vyřizuji bez zbytečného odkladu, zpravidla nejpozději do jednoho měsíce. Při složitosti nebo větším počtu žádostí lze lhůtu prodloužit o další dva měsíce; v prvním měsíci vás o tom a důvodech informuji. Mohu přiměřeně ověřit totožnost žadatele, aby údaje nezískala cizí osoba. Uplatnění práv je zpravidla bezplatné.

Pokud se domníváte, že s údaji nenakládám správně, můžete se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, https://uoou.gov.cz. Máte rovněž právo na soudní ochranu.